I KPI dell’hotel: come capire se la tua struttura sta andando bene?

Non è una novità che una componente fondamentale delle strategie di Revenue Management é il monitoraggio.

Solo monitorando costantemente e regolarmente l’andamento possiamo capire come sta andando la struttura e come la nostra strategia di vendita sta rispondendo al mercato.

 

Per poter monitorare la tua struttura in maniera efficace, ti serve però conoscere quali sono i dati chiave a cui devi prestare attenzione. E questi dati, generalmente, li possiamo trovare con facilità sul PMS, strumento fondamentale che quando ben popolato delle informazioni corrette, ci facilita immensamente il lavoro.

 

Ma partiamo dalle cose semplici!

Vediamo quindi i due dati indispensabili da cui possiamo ricavare i KPI (Key Performance Indicator), che ci servono per capire come sta andando la nostra struttura.

 

1) Produzione camere (o room revenue)

È il primo dato da cui partire per le nostre analisi e per calcolare i vari KPI.
Per chiarire qual è esattamente il dato che ci serve per le nostre analisi, facciamo innanzitutto una precisazione sul riferimento a “camere”.

Il dato che ci interessa è solo quello relativo al soggiorno (o pernottamento), e nel dato che utilizziamo bisogna escludere altri extra acquistati al momento della prenotazione o durante il soggiorno.

 

Quando parliamo di produzione ci riferiamo semplicemente ai ricavi relativi ad un certo intervallo di tempo.

Si può usare, se si preferisce anche il termine “fatturato”, ma è necessario fare una precisazione.
Per le analisi Revenue il dato che interessa non ha nulla a che fare con la data di incasso o di fatturazione del soggiorno, bensì con la data in cui un soggiorno è avvenuto.

 

Spieghiamo meglio con un esempio pratico:

Per la data del 1/9/22 abbiamo 3 camere che soggiornano.
Per quella notte la situazione nel dettaglio è la seguente:

• camera 1 – il soggiorno per la notte del 1/9 costa 100€
• camera 2 – il soggiorno per la notte del 1/9 costa 150€
• camera 3 – il soggiorno per la notte del 1/9 costa 75€

La produzione camere del 1/9/22 è di 325€, ovvero il totale dei tre pernottamenti.

Le 3 camere avranno date di arrivo e partenza e condizioni di pagamento diverse tra loro, quindi gli importi complessivi del soggiorno, oltre ad essere diversi tra loro, verranno fatturati e incassati in momenti diversi.
Quel dato non ci interessa.

Per noi è rilevante la produzione della singola camera per la singola notte di soggiorno.

 

2) Notti vendute (o room nights)

L’altro dato che ci serve è quello delle notti vendute (room nights) per una certa data.

Proseguendo con lo stesso esempio per la data del 1/9/22 le notti vendute sono 3.

 

Produzione camere e notti vendute sono i due dati indispensabili per qualsiasi analisi vogliamo fare.
Da questi possiamo ricavare gli indicatori che dobbiamo tenere sotto controllo.

 

 

Gli altri indicatori dell’andamento della struttura

Tariffa media giornaliera

Di solito indicata con l’acronimo ADR (average daily rate).

La formula per ricavare questo valore è semplicissima: produzione camere / notti vendute.

Nel nostro esempio 325€ / 3 notti o camere = 108,33€ tariffa media.

Quindi, per la notte del 1/9/22 la nostra struttura ha avuto una produzione camere di 325€, abbiamo venduto 3 camere, con una tariffa media per camera di 108,33€.

 

Tasso di occupazione

Il dato delle notti vendute può anche essere tradotto in %, per maggiore comodità di lettura e interpretazione.
Anche in questo caso il calcolo è piuttosto semplice, ma ci serve un dato ulteriore, ovvero le camere disponibili nel periodo che ci interessa.
Dovremo dunque utilizzare il dato delle camere effettivamente disponibili alla vendita in quel dato periodo.

Il numero potrebbe essere diverso da quello dell’inventario totale ad esempio per via di una o più camere in manutenzione e quindi non disponibili.

La formula è la seguente:

camere vendute / camere disponibili = occupazione %

 

RevPar

Il Revenue per available room ovvero ricavo per camera disponibile: questo indicatore considera infatti il ricavo per ogni camera disponibile alla vendita (non solo per quelle vendute).

Il RevPar è un indicatore molto importante. I valori di tariffa media e occupazione, letti singolarmente, slegati uno dall’altro, non ci danno il quadro preciso della performance della struttura.
Potrei ad esempio avere un dato di occupazione molto alto, che se preso da solo potrebbe sembrare un dato positivo.
Per valutare però se effettivamente lo è ho bisogno di mettere questo dato in relazione con gli altri.

Ugualmente il valore della tariffa media, letto da solo, non mi permette di dire esattamente se il dato è “buono” o “cattivo” ai fini della performance complessiva della struttura.
L’aumento della tariffa media, da solo, non implica che stia aumentando anche la produzione della struttura. Come pure non ho questa garanzia se ad aumentare è solo l’occupazione.

Il RevPar si può calcolare in due modi:

Produzione camere / camere disponibili oppure Adr x Occ%

 

Vediamo un esempio che può chiarire meglio il significato di questo indicatore:

Prendiamo in esame 3 hotel con lo stesso numero di camere, 20 ciascuno.

Considerando un intervallo di tempo di un anno, la situazione dei 3 hotel è la seguente:

 

 

Se guardiamo solo il dato dell’occupazione l’Hotel C è quello che registra la performance migliore.
Mentre se ci concentriamo sul dato dell’Adr è l’Hotel A ad avere il dato più alto.
Il RevPar più alto invece lo registra l’Hotel B. E’ dunque quest’ultimo l’hotel che ha la performance migliore.
Se guardiamo anche il dato della produzione vedremo infatti che fra i tre l’Hotel B ha la più alta.

 

 

Con questi dati e indicatori potremo impostare il monitoraggio della nostra struttura.

Una strategia di Revenue Management prevede innanzitutto un’attività di monitoraggio sui dati giornalieri, finalizzata principalmente a ottimizzare le tariffe.
Gli indicatori poi possono essere monitorati anche considerando intervalli di tempo maggiori, ad esempio analizzando i dati dei singoli mesi, per avere uno sguardo sull’andamento complessivo, ad esempio sulla stagione o sull’anno.

In entrambi i casi, perché il monitoraggio sia efficace, dobbiamo tenere a mente alcuni principi relativi al metodo.

 

Innanzitutto dobbiamo considerare che la rilevazione dei dati ci restituisce una fotografia della situazione della struttura in quel preciso momento. Ma è evidente che questa fotografia da sola non ci consente di fare delle valutazioni.

Perché un dato diventi per noi un’informazione utile sulla performance della struttura è necessario avere un termine di paragone. Dovremo quindi confrontare la nostra fotografia con un’altra scattata in un momento diverso. Nel caso del monitoraggio giornaliero, ad esempio, i valori dei KPI di oggi saranno utili solo se confrontati con quelli di ieri. In questo modo avrò un riferimento per capire se e di quanto ogni KPI è variato.

La differenza tra il valore registrato in una rilevazione e quello registrato nella successiva viene definito Pick up.

 

Per un monitoraggio corretto ed efficace dovremo poi tenere conto anche di alcuni altri aspetti, ma per ora, grazie a queste informazioni possiamo iniziare a impostare il lavoro che ci consentirà poi di non perderci più nessuna informazione sull’andamento della nostra struttura!

 

Se vuoi approfondire l’argomento e scoprire, secondo un parere esperto, qual’è la strategia migliore per la tua struttura, siamo a disposizione!