Ci avviamo verso la fine di questa stagione in hotel e si avvicina il momento di iniziare a programmare il prossimo anno.
Si tratta di un momento importantissimo, ma sappiamo bene che arrivati in questo periodo dell’anno le energie a disposizione sono poche, e spesso non si riesce a dedicare a questo lavoro l’attenzione necessaria.
Eppure, nonostante la prospettiva di mettersi ad analizzare i dati non sia uno scenario allettante, è un’attività indispensabile se si vogliono porre delle basi solide per la prossima stagione.
Lavorando ogni giorno in struttura acquisiamo moltissime informazioni, che rappresentano un patrimonio utile e una fonte di spunti interessanti, ma basarsi solo sulle nostre impressioni e sensazioni dopo una lunga stagione, senza passare al vaglio dei dati, è molto pericoloso e rischia di portarci fuori strada.
Si corre il rischio concreto di scambiare il “mi sembra” con la realtà.
Ecco perchè oggi, in questo articolo, andiamo a semplificare il lavoro dell’analisi dei dati di fine stagione.
Perché devi analizzare i dati e cosa rischi se non lo fai?
Il primo passo per pianificare la strategia per il futuro è conoscere bene il passato, e i dati sono l’unica fonte che ci permette di stabilire com’è realmente andata la stagione appena passata.
Solo così avremo le informazioni necessarie per poter costruire una strategia efficace per il futuro.
Basarsi sui dati è l’unico modo per:
- prendere decisioni ragionate e consapevoli
- elaborare strategie su misura e previsioni accurate per il futuro
- identificare elementi virtuosi e aree di miglioramento
- identificare errori e possibili rischi
Al contrario se non ci si basa sui dati si rischia di non leggere correttamente la realtà e quindi:
- Ripetere gli errori
- Perdere opportunità
I primi dati da leggere
Iniziamo col dire che guardare il solo dato del fatturato e basarsi su quello per dare un giudizio positivo o negativo non è sufficiente. Dovremo sicuramente guardare più indicatori, che, tutti insieme, potranno darci un quadro della situazione. Abbiamo già parlato degli indicatori fondamentali che rappresentano la base per qualsiasi analisi (puoi leggere l’articolo cliccando qui), e come ben sappiamo sono quattro:
- Produzione camere (Room revenue)
- Tariffa media (Adr)
- Occupazione
- RevPar
Questi dati si trovano con facilità sul nostro PMS (il software gestionale che utilizziamo quotidianamente).
Come leggere i dati?
Il metodo da seguire per leggere i dati è un aspetto molto importante, da non sottovalutare.
I dati infatti sono davvero utili se letti all’interno di un contesto, che segue delle regole ed è replicabile.
È sconsigliato ad esempio, a meno che non vogliamo solamente farci un’idea di massima, l’andare a guardare i dati dell’intero anno o dell’intera stagione.
È buona prassi invece definire degli intervalli temporali più brevi, (ad esempio mese per mese) e guardare gruppi di dati omogenei nei diversi periodi, ad esempio considerando sempre i dati senza pasti, oppure sempre i dati lordi (parliamo di lordo/netto IVA ma anche di lordo/netto commissione).
Altrettanto importante è stabilire qual è il benchmark. Il dato che stiamo analizzando, per avere un significato, va confrontato con un altro dato (il benchmark appunto), rispetto al quale possiamo poi misurare di quanto ci siamo discostati. Possiamo scegliere ad esempio se fare il confronto con lo stesso dato di un periodo passato, oppure con il budget previsto.
Una volta che abbiamo davanti a noi i nostri dati ben organizzati e confrontati con il termine di paragone che abbiamo scelto, possiamo iniziare a tirare qualche conclusione ovvero a stabilire dove siamo andati bene e dove no e in quale misura.
Fin qui la parte facile!
Scoprire le cause: come mai un certo periodo è andato male e un altro bene?
La parte più impegnativa dell’analisi dei dati arriva quando dobbiamo cercare di capire perchè, nel bene e nel male, è andata in un certo modo.
E’ naturale focalizzarsi sull’identificare cosa è andato male, così da poter correggere la strategia per il futuro e cercare di ottenere risultati migliori, ma è altrettanto importante individuare perché siamo andati bene. Scoprire la ricetta vincente ci consentirà di replicarla in futuro.
Se non lo facciamo rischiamo di perdere informazioni importanti e di peggiorare le nostre performance perché lasciamo i nostri risultati al caso.
Per capire il perché della nostra performance passata, è necessario andare oltre gli indicatori base che abbiamo visto e scendere ulteriormente nel dettaglio.
Altri dati chiave da analizzare
Possiamo quindi considerare altri quattro dati, più specifici, che ci consentiranno di avere un quadro più preciso e completo di ciò che è accaduto:
- Finestra di prenotazione (con quanto anticipo prenotano i nostri clienti)
- Durata del soggiorno (quanto dura il soggiorno)
- Tasso di cancellazione (quante cancellazioni riceviamo)
- Pick up (con che velocità riceviamo le prenotazioni)
Le nostre analisi possono ovviamente arrivare ad un livello di dettaglio sempre maggiore. Ma piuttosto che perderci tra i dati che solo un revenue manager è solito analizzare, possiamo controllare le nostre performance non tanto aggiungendo altri indicatori, quanto guardando questi stessi dati da vari punti di vista.
Ad esempio, a seconda di quello che emerge dalle nostre analisi (o magari partendo anche da una nostra intuizione), potremmo decidere di guardare i dati divisi per: canale, segmento, nazione, categoria di camera, piano tariffario o per singolo trattamento.
L’insieme di tutte queste analisi, ci dà ulteriori chiavi di lettura e informazioni utili per comprendere quanto avvenuto in passato.
Ad esempio potremo valutare:
- la distribuzione (su quali canali abbiamo venduto)
- i segmenti di clientela e i mercati di provenienza (a chi abbiamo venduto)
- le tipologie di camere (quali tipologie hanno performato meglio)
- la struttura tariffaria (quali piani tariffari abbiamo venduto)
- i trattamenti (quali trattamenti abbiamo venduto)
- la gestione delle disponibilità (quando e quanto abbiamo venduto)
PS: se cerchi il parere di un esperto di revenue management, ti basta cliccare qui sotto!
Pianificare il futuro
Come abbiamo visto, partendo dal dato del passato possiamo fare le nostre valutazioni su ciò che ha funzionato e su eventuali correttivi da applicare (o nuove azioni da intraprendere) per migliorare i risultati in futuro.
Ovviamente non possiamo trascurare l’importanza dei fattori esterni che possono averci condizionato (andamento del mercato, condizioni dell’economia, situazione meteo, situazione dei trasporti etc), dunque dovremo considerare queste informazioni e utilizzarle per integrare le nostre analisi.
Nei nostri dati, opportunamente analizzati, possiamo trovare molte risposte circa errori da correggere e buone pratiche da replicare. Ma, forse ancora più interessante, potremmo anche scoprire aspetti che non conoscevamo e quindi individuare possibili aree di miglioramento o nuove opportunità di crescita.
Alla fine di questo lavoro avremo in mano le informazioni necessarie per pianificare una strategia a 360°.
I nostri dati dopotutto sono una grande ricchezza a portata di click: è tempo di mettersi all’opera!
