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Il preventivo non è un’opinione: cosa l’albergatore deve sapere

Tempo di lettura: 4 minuti

 

Se anche tu sei curioso di sapere quali sono le caratteristiche che non possono mancare quando si
prepara una proposta efficace per il tuo potenziale cliente, allora non perderti queste preziose indicazioni.

 

In questo nuovo articolo cerco di affrontare un tema fondamentale per ogni albergatore: la formulazione di un preventivo efficiente.
Abbiamo così modo di vedere insieme quali caratteristiche essenziali rendono la proposta economica che rivolgi al cliente funzionale e fruttuosa.
La formulazione di un preventivo deve essere intesa come un momento cruciale, il momento nel quale l’hotel si gioca le proprie carte affinché possa convertire una semplice richiesta in una fonte di guadagno.

 

Come ti ho raccontato nell’articolo sul Mystery Client, ho svolto, nei confronti di numerosi hotel in Italia, delle vere e proprie simulazioni relative alle esperienze d’acquisto.
Tra le varie attività svolte, interessante è stata quella dedicata alla valutazione dei preventivi ricevuti: ho inviato centinaia di richieste differenti per zona, numero di notti e numero di ospiti e ho analizzato il risultato secondo determinati parametri di riferimento.

 

Il primo risultato che mi salta all’occhio è questo: su 1557 richieste inviate ho avuto modo di vagliare 1354 risposte (il 12,97% degli albergatori contattati non ha fornito nessuna risposta: rispondere è pur sempre cortesia anche se si è impossibilitati ad accogliere la richiesta, potresti giovarne in un secondo momento).

 

[ctt template=”3″ link=”eocx6″ via=”yes” ]Il preventivo per un #hotel è l’occasione per far sì che la persona che ha mostrato interesse diventi davvero un cliente. @MyCompanyIT[/ctt]

 

La mia analisi si è concentrata principalmente su tre importanti aspetti:

 

  • il tempo di risposta, abbiamo già fatto riferimento a questo in uno dei precedenti articoli ed il risultato non è stato incoraggiante, ricordi?
  • la qualità delle informazioni ricevute; devo ammettere che questa è stata la parte più complicata. È occorso infatti accostare a parametri obiettivi e settoriali altri fattori relativi alla buona educazione e soprattutto al buonsenso (forse i più rilevanti per il cliente finale);
  • lo stimolo alla prenotazione: osservazione critica della presenza dei dati che consentono al cliente che ha deciso di accogliere la proposta, di prenotare in maniera facile, veloce e sicura.

 

Quali sono, quindi, le caratteristiche principali che un preventivo D.O.C. per Hotel  deve avere? Te lo dico con questa infografica.

infografica-il-buon-preventivo-per-hotel
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La lista sarebbe decisamente più lunga e dettagliata, potrei soffermarmi sulla necessaria ottimizzazione della visibilità del preventivo da Tablet e Smartphone, sul perché non è consigliabile inoltrare allegati, sul come e sul perché sia importante mostrare le immagini della struttura e dell’alloggio ma il tempo è tiranno e non posso mica dirti tutto qua, per ora sappi che inserire questi punti nella routine della tua gestione del Booking sarebbe già un’ottimo trampolino di lancio nell’economia del tuo Hotel.

 

Prova a pensare a quanti tra questi metodi utilizzi e a come gestisci in generale questa delicata fase della richiesta.
Quando invii un preventivo è fondamentale porti dalla parte di chi lo riceve, dargli tutti gli elementi possibili per decidere in maniera consapevole e in totale serenità.
Una piccola strategia può essere anche quella di non offrire al cliente troppe possibilità di scelta, non occorre che tu faccia un esauriente inventario delle camere libere con rispettivo tariffario. Scegli due, massimo tre soluzioni adatte e presentale. Renderai la scelta più semplice, meno dispersiva e soprattutto più probabile; perché? Lo vedremo presto, tu segui il blog MyComp, ti parleremo anche di questa strategia.

 

 

Non sottovalutare, poi, la questione relativa al monitoraggio: domandati quanti preventivi invii in un dato periodo e rapportali a quanti di questi si convertono in prenotazioni. Un’analisi critica di questi dati consente di valutare in maniera oggettiva se stai facendo bene oppure no: se da un numero cospicuo di richieste ricevi poche prenotazioni forse non stai gestendo bene la trattativa con il cliente e la puoi migliorare. La devi migliorare.

 

Vediamo se tra le cose da migliorare c’è anche qualcuna tra le imprecisioni che si sono ripetute spesso nella lettura dei preventivi ricevuti durante l’attività di Mystery Client per Hotel:

 

  • mancata formulazione della proposta economica: nel caso in cui il potenziale cliente non abbia fornito specificazioni per quanto riguarda il tipo di trattamento, non rispondergli “che tipo di trattamento vorrebbe valutare?”; sii pro-attivo, proponigli tu le alternative. Oppure, non allegare il listino prezzi affidando a lui le sorti economiche del soggiorno, spesso quegli agglomerati di prezzi per camera, persona, con colazione, pranzo, cena, merenda e Diger non sono facili da interpretare nemmeno per gli esperti del settore, immaginati per il tuo potenziale cliente in aria di ferie;
  • incomprensioni linguistiche: passi definire gli accoglienti appartamenti come “Mono-Bilo-Trilo” nemmeno Gmail chiedesse un centesimo a carattere… ma non puoi pretendere che il tuo utente, il viaggiatore, non confonda una DUS con un trattamento sanitario o una MH con un auto sportiva. Doppia Uso Singola e Mobil Home sono termini carini e non offensivi, usali senza timore;
  • less is more: il preventivo non è sede opportuna per inserire l’albero genealogico della famiglia che da sempre gestisce la fruttuosa attività o per indicare tutte le amene località visitabili nel circondario. Avrai tempo e modo per dare tutte le informazioni necessarie una volta che egli sarà tuo cliente.

 

In conclusione vorrei dirti comunque di stare tranquillo, niente che non si possa risolvere: oggi ci sono strumenti che consentono una standardizzazione nella formulazione di preventivi e che rendono possibile gestire in maniera sempre efficace anche un numero elevatissimo di richieste con precisa cura del dettaglio ed automatizzazione della fase di booking. Se vuoi provarne uno, se vuoi provare MyGuestCare in maniera gratuita, clicca sul bottone qui sotto.
Per ultimo, ricorda: se la richiesta di informazioni da parte del potenziale cliente esprime interesse la tua risposta esprimerà chiarezza, trasparenza e professionalità; sarà la tua prima forma di accoglienza nei suoi confronti.

 



 

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