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Come distribuire le camere del tuo hotel

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Una distribuzione alberghiera efficace è ormai uno degli obiettivi più importanti per qualsiasi hotel, nonché uno dei tasselli base del revenue management. Una strategia di distribuzione corretta determina infatti il successo di una struttura ricettiva. Ogni albergatore sa di doversi destreggiare tra tutti gli strumenti di business a sua disposizione per raggiungere il giusto mix di distribuzione: l’obiettivo ideale è quello di vendere ogni stanza dell’hotel ogni giorno, perché ogni camera non venduta è irrimediabilmente un’opportunità di guadagno persa. Questa potremmo chiamarla “vendita perfetta” e per realizzarla (o almeno avvicinarci a questa situazione) devi prima di tutto familiarizzare con gli elementi più importanti che contribuiscono a creare il business mix perfetto.

 

Più è diretto, meglio è

Le prenotazioni provenienti dai canali diretti sono quelle a cui ogni albergatore dovrebbe aspirare e quelle che ogni albergatore spera di ricevere. L’attività proveniente dai canali diretti si può suddividere in tre categorie:

 

  1. Le prenotazioni online che passano attraverso il booking engine sul sito web dell’hotel;
  2. Le prenotazioni telefoniche;
  3. Il “walk-in guest”, quando i tuoi ospiti si presentano fisicamente nella tua struttura alla ricerca di una stanza.

Di cosa ha bisogno un hotel per gestire queste attività? Semplicemente mettere in atto due sistemi:

 

  • un PMS, cioè un Property Management System, il gestionale del tuo hotel;
  • ed un CRS, vale a dire un Central Reservation System, che ti permette di gestire il processo di prenotazione da tutti i canali, diretti ed indiretti (se collegato ad un channel manager).

Se preferisci (estremizzando il concetto) puoi pensare al PMS come il cuore dell’attività e al CRS come il suo cervello. Tutte le prenotazioni, la disponibilità in base al tipo di camera e le tariffe sono memorizzate e gestite attraverso il PMS, mentre il CRS ti permette di stabilire, in tempo reale, un collegamento di dati tra l’hotel e il resto del mondo, distribuendo le tariffe ai diversi canali, tra cui il sito dell’hotel e le OTA; non solo, ti permette anche di tenere traccia delle interazioni con i tuoi clienti, delle prenotazioni, delle loro preferenze e delle loro capacità di spesa. Certo, stiamo parlando di un CRS reale, completo, in grado di gestire autonomamente questi aspetti. Parliamo di un CRS come questo: provalo!

 

Considerando che gli alberghi non pagano alcuna commissione per le prenotazioni che passano attraverso i canali diretti, lo ripetiamo: più è diretto meglio è.
I costi di distribuzione primaria, associati all’attività diretta, sono:

  • sviluppo del sito web del tuo hotel, che sostieni in genere una volta o comunque una tantum per eventuali rinnovi e aggiornamenti;
  • canone per il CRS: solitamente si tratta di una fee come canone (oltre i costi di set up iniziali) oppure, come fanno alcuni provider del mercato (non noi), di una piccola percentuale sul totale delle prenotazioni.

Questi costi, come ben sai, sono quasi insignificanti rispetto alle continue e costanti commissioni che paghi per esempio alle OTA e per questo è molto importante lavorare sui tuoi canali di prenotazione diretta.

 

Quanto spazio è bene dedicare alle OTA?

Nonostante le OTA siano un canale affollato, complesso e costoso, la strategia di distribuzione del tuo hotel non sarà mai completa senza di loro. Nel corso degli anni infatti tutti i viaggiatori si sono abituati alla comodità che le OTA offrono: sono user friendly, rapide, efficienti e consentono di confrontare facilmente tutte le opzioni disponibili sulla base delle esigenze degli utenti. Tutti gli alberghi, soprattutto quelli indipendenti, hanno bisogno delle OTA per farsi conoscere e assicurarsi in modo rapido e semplice un buon numero di clienti e visibilità.

 

C’è però da dire una cosa importante: nonostante lo strapotere delle OTA, è possibile impostare una strategia per sfruttarle (anche) a tuo favore, se gestite in modo intelligente, soprattutto se il tuo è un hotel indipendente e non hai investito una grossa fetta di budget per rendere impeccabile il tuo sito web. Le OTA in questo caso possono risultarti molto comode per l’acquisizione di un nuovo cliente che altrimenti, con molta probabilità, non avrebbe trovato il tuo hotel! Una volta acquisito tramite canali OTA, fai di tutto affinché quel cliente diventi un cliente fidelizzato, che sceglierà di nuovo la tua struttura, ma questa volta preferirà prenotare in modo diretto. Come? Ad esempio offrendogli una soluzione più comoda l’anno successivo, anticipando la sua esigenza o la sua ricerca, oppure inviandogli una offerta personalizzata, in base alle  preferenze espresse nell’anno precedente.

 

Idealmente, se gestisci un hotel indipendente, il business proveniente dalle OTA dovrebbe pesare per il 25-30% nella tua strategia di distribuzione. La chiave del successo, come detto, sta nel convertire i nuovi clienti OTA in clienti diretti, attraverso azioni di email marketing e altri incentivi che permettano di fidelizzare il cliente.

 

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Una efficace rappresentazione del potere delle OTA – dal web

 

Oppure, nel caso tu abbia investito nella realizzazione di un buon sito web per hotel (vedi alcuni esempi di siti web per Hotel che convertono) potresti cercare di offrire delle condizioni vantaggiose per tutti quegli utenti che, una volta notata la tua struttura su portali OTA come Booking.com o Expedia, cercano più informazioni sul sito web ufficiale del tuo hotel, e circa l’80% degli utenti compie questo comportamento. Qui entri in gioco tu, o meglio il tuo sito, che deve essere la tua vetrina al centro della via principale della città: un paragone che rende l’idea. Metti bene in evidenza i tuoi plus, le tue offerte e i benefit riservati a chi prenota direttamente dal tuo sito web. Buona parte di questi utenti si sentirà coccolato e interagirà con la tua struttura abbandonando l’intermediazione delle OTA. Certo, lo ripetiamo: il sito web del tuo hotel deve essere progettato, costruito e realizzato seguendo alla lettera alcuni principi che sono sempre WIN, quando si parla di Web Marketing e Web Design nel travel. Leggi  qui e scopri quali sono i principi base per siti web per Hotel.

 

In che modo gestire il corporate e il business travel?

Un altro importante segmento da tenere in considerazione nella tua strategia di distribuzione è quello che riguarda la clientela corporate e business. Al giorno d’oggi chi viaggia per affari e per lavoro rappresenta un’enorme fetta della torta dei viaggiatori, per cui è bene dedicare loro la giusta attenzione e gestire questa clientela con gli strumenti giusti. Qua entrano in gioco i GDS – Global Distribution System, sistemi telematici di prenotazione che, attraverso la gestione di grandi database, mettono in collegamento le agenzie di viaggio con gli alberghi (ma anche con le compagnie aeree e le società di autonoleggio) creando uno sportello unico di prenotazione. I GDS rappresentano il canale principale per la clientela corporate e business, sia in termini di fatturato e numero di transazioni.

 

Le agenzie di viaggio, attraverso questo sistema, possono prenotare sia viaggi di piacere per i singoli clienti, sia viaggi di lavoro per i dipendenti delle aziende. Le strutture ricettive che lavorano bene con entrambe le tipologie di clienti, leisure e business, devono prestare più attenzione alla stagionalità e ai periodi in cui si registrano i picchi di prenotazioni. Poiché infatti le aziende negoziano in anticipo le tariffe, queste potrebbero risultare inferiori al prezzo che altri viaggiatori sarebbero disposti a pagare prenotando last minute in alta stagione. In questo caso quindi dare troppo spazio alle prenotazioni provenienti da questo segmento potrebbe non essere la soluzione più vantaggiosa per il tuo hotel.

 

Un altro fattore da considerare quando stai valutando quanto spazio dare ai GDS nel tuo mix di distribuzione, sono le commissioni delle agenzie di viaggio, che sono inferiori di circa il 10-15% rispetto a quelle richieste dalle OTA, ma comunque, in genere, superiori al costo di una prenotazione diretta.

 

E i gruppi?

Questo segmento rappresenta un gruppo di persone interessate a soggiornare tutte insieme presso la tua struttura e, potenzialmente, ad utilizzare anche le sale riunioni ed eventi, se disponibili. I gruppi prenotano solitamente con largo anticipo (dai 3 ai 6 mesi) e questo ti permette di gestire al meglio le prenotazioni future, decidendo se aumentare o meno le tariffe. Inoltre, le politiche di cancellazione per i gruppi sono solitamente molto più restrittive di quelle applicate ai singoli viaggiatori e questo fa sì che tale segmento sia una fonte di entrate alquanto affidabile. Potremmo chiamare questo segmento base business, in quanto è generalmente il primo elemento che un hotel prende in considerazione per iniziare a pianificare il suo mix di distribuzione.

 

Metti tutto insieme, ed il mix è fatto

Con tutte queste fonti di business, flussi di ricavi e costi differenti per ciascuno di essi, il mix di distribuzione ideale in termini assoluti non esiste, ma varia da struttura a struttura in base alla tipologia dell’hotel, alla posizione e a tutta una serie di altri fattori e sarà sempre in evoluzione. La cosa migliore da fare è trovare il giusto equilibrio cercando sempre di massimizzare l’incidenza dei canali diretti di prenotazione sulla tua strategia di revenue management, pur mantenendo un mix sano e redditizio dei vari canali in base al tuo mercato specifico.

 

Non sai bene da dove iniziare? Esistono numerose soluzioni pensate nello specifico per gli hotel che ti permettono di collegarti ai vari canali di distribuzione, aggiornare le tariffe e le disponibilità in tempo reale ed analizzare i trend di mercato per aumentare le prenotazioni. Gli strumenti indispensabili per mettere in atto la giusta strategia sono sicuramente un Sito Web Responsive, un PMS, un Booking Engine, un Channel manager ed un CRS (Central Reservation System). Puoi cominciare da qui.  Scopri la soluzione integrata, chiavi in mano, MyGuestCare.

 

 

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